Comité d'élection

Comité Statutaire

Membres

Jack Gambino - (Chair)
Ex officio 
2018-06-30
Grace Yi
Ex officio 
2018-06-30
Neal Madras
Ex officio 
2018-06-30
François Bellavance
Ex officio 
2018-06-30
Matthias Schonlau
Ex officio 
2018-06-30
Jim Stallard
Ex officio 
2018-06-30
Sheldon Li
Ex officio 
2018-06-30
Cyntha Struthers
 
2019-06-30
Christian Genest
 
2018-06-30
Sylvia Esterby
 
2019-06-30

MANDAT

Création:

Articles 16.2 et 16.5 des anciens statuts, qui ont été modifiés pour la dernière fois en 2008 (pdf).

Composition:

Président : Président sortant.
Membres : Au moins trois membres en règle, nommés par le Président, qui ont consenti à ne pas se porter candidats auxdites élections. En pratique, le comité s’est toujours composé du Président sortant (Président), des Présidents sortants des Groupes (Biostatistique, Statistique industrielle et de gestion, Probabilité, Méthodes d’enquête), du Président sortant du comité d’accréditation et d’au moins deux autres membres en règle, nommés par le Président, qui ont consenti à ne pas se porter candidats auxdites élections.

Mandat et responsabilités:

Le comité d’élection s’acquittera de ses responsabilités conformément à l’article 12 des statuts.


12. ÉLECTIONS


12.1 Au plus tard le premier octobre de chaque année civile, le président formera un comité d’élection composé d’au moins trois membres individuels en règle qui auront consenti à ne pas se porter candidat aux prochaines élections.


12.2 Le comité d’élection en fonction au premier octobre d’une année civile donnée proposera au moins un candidat à chacun des postes à combler au sein du Comité exécutif et du Conseil d’administration au premier juillet de l’année civile suivante. Le président dudit comité veillera à ce que la liste des candidats proposés soit distribuée à tous les membres de la Société au plus tard le premier février de l’année d’élection, accompagnée d’un appel de candidatures. Pour qu’elle soit prise en compte, toute nouvelle candidature devra être appuyée par au moins cinq membres individuels en règle et devra parvenir au président de son comité d’élection au plus tard le premier mars suivant l’appel de candidatures.


12.3 À l’occasion d’une élection, nul ne pourra être candidat à plus d’un des postes au Conseil d’administration énumérés au §7.1.


12.4 Seuls seront autorisés à participer aux élections annuelles les membres individuels réputés en règle au premier avril de l’année concernée. Le vote par procuration ne sera permis en aucun cas.


12.5 L’élection de tous les membres du Conseil d’administration de la Société sera soumise au suffrage universel. Chaque électeur aura droit à une voix pour chacun des postes de directeur à combler et, pour chaque région, à autant de voix qu’il y aura de postes de représentants régionaux à combler au sein du Conseil d’administration pour ladite région.


12.6 Les candidats seront élus à la pluralité des voix. En cas d’égalité, le choix des élus incombera au président du comité d’élection de la Société.


12.7 Au plus tard le 15 avril de chaque année, le secrétariat de la Société expédiera, soit par courrier électronique ou par la poste, un bulletin de vote à chacun des membres individuels de la Société habilités à voter. Ce bulletin sera accompagné d’une courte biographie de chacun des candidats rédigée dans les deux langues officielles. Pour que l’élection soit valable, le nombre de bulletins de vote reçus dans les délais prescrits par le comité d’élection de la Société devra se conformer aux dispositions du §15.5, étant convenu que ledit délai sera d’au moins trente jours.


12.8 Le comité d’élection supervisera les élections, dont il certifiera les résultats au Conseil d’administration de la Société. Le décompte des voix sera effectué en présence d’au moins un des membres du comité d’élection et d’au moins un scrutateur désigné par le Comité exécutif de la Société.

 

Remarque : Concernant l’article 12.1 des statuts ci-dessus, la pratique actuelle veut que le Président nomme le comité d’élection courant juillet, soit bien « avant le 1er octobre ». Cela permet d’organiser sans hâte l’appel de candidatures, la finalisation d’une liste des candidats et sa publication dans Liaison.


Lignes directrices

Conformément aux statuts concernant les élections, le comité d’élection a le mandat :

  • d’organiser les mises en candidature aux postes de directeurs et de membres du Conseil d’administration de la Société, qui seront publiées dans Liaison. Dans le passé, cette publication se faisait en octobre, dans un numéro qui ne parait plus. Dorénavant, Liaison est publié en août, puis en novembre. La pratique actuelle veut que l’appel de candidatures paraisse dans le numéro d’août;
  • de dresser la liste des candidats possibles aux différents postes à combler, d'obtenir l'accord de ces candidats et d'exiger de chaque candidat une note biographique à faire parvenir au président du comité d'élection. Dans le passé, il était suggéré de compléter cette étape début décembre au plus tard. La pratique actuelle veut que cette tâche soit complétée fin octobre au plus tard;
  • de faire paraitre dans Liaison la liste des candidats proposés, ainsi qu’un appel de nouvelles candidatures à tous les postes restés vacants, par pétition signée par au moins cinq membres individuels en règle et soumise au comité au plus tard le 1er mars. Dans le passé, afin de respecter l’article 12.2 des statuts, la liste des candidats préparée par le comité d’élection était publiée dans le numéro de février de Liaison, mais souvent ce numéro paraissait après le 1er mars. La pratique actuelle veut que cette liste paraisse dans le numéro de novembre de Liaison. Si d’autres candidatures sont reçues au 1er mars, la liste de candidats définitive est distribuée par voie électronique;
  • d'exiger de chaque candidat supplémentaire une note biographique à faire parvenir au président;
    • d'organiser les procédures du scrutin en collaboration avec le bureau administratif et de rédiger une courte biographie pour chaque candidat.
      • Le bulletin de vote doit se présenter sous un format réduit pour accélérer le décompte des votes et pour en minimiser les coûts : toutes les candidatures devraient se retrouver sur une seule page.
      • Si un candidat se présente à la fois au niveau de la Société et au niveau d'un groupe, sa courte biographie devrait être imprimée aux deux endroits pour faciliter le vote;
    • de s’assurer (conformément à l’article 12.7 des statuts) que le bureau administratif expédie, avant le 15 avril, un bulletin de vote à tous les membres individuels en règle de la Société. Ce bulletin de vote sera accompagné d'une courte biographie de chacun des candidats et des procédures de vote, le tout rédigé dans les deux langues officielles);
    • de superviser (conformément à l’article 12.8 des statuts) les élections et d'en certifier les résultats au Conseil d’administration de la Société (le décompte des voix devra être effectué en présence d’au moins un des membres du comité d’élection et d’au moins un scrutateur désigné par le comité exécutif de la Société). Conformément à l’article 12.7 des statuts, les bulletins doivent être comptés au moins trente jours après leur expédition. Une indication sur le bulletin spécifiera la date à laquelle les bulletins seront comptés. Les bulletins reçus après cette date ne seront ni ouverts ni comptés;
  • d'annoncer les résultats des élections au comité exécutif (seul le comité exécutif devra être informé du décompte des voix);
  • de remercier par écrit tous les candidats qui se sont présentés aux élections et de leur communiquer leurs résultats de vote personnels. (Cette tâche devra être accomplie bien à l’avance du congrès annuel; au vu du délai de retour des bulletins d’au moins 30 jours après l’expédition aux membres, cela se produira normalement vers le 15 mai.)

Remarque :

  • À la séance du Conseil d’administration du printemps 1996, une nouvelle règle procédurale a été suggérée, règle suivie lors des élections de 1997, à savoir que les bulletins soient comptés à la date annoncée comme date limite de réception des bulletins.
  • À la séance du Conseil d’administration de l’automne 2007, la proposition suivante a été adoptée.

    MOTION: that the Executive Committee make the necessary arrangements for the 2008 elections to be held electronically, if feasible / / que le Comité exécutif prenne les mesures nécessaires en vue de la tenue d'élections par voie électronique en 2008, si possible.

    Par conséquent, les élections de 2008 se sont tenues par voie électronique entre le 15 avril et le 15 mai.
  • Les prochaines élections seront organisées par voie électronique aussi. Les lignes directrices ci-dessus précédées de points vides qui font référence aux bulletins papier, à leur présentation et à leur expédition devront être réinterprétées dans le contexte du scrutin électronique.

Suggestion de calendrier des élections (reflétant la pratique actuelle) :

Date Action Responsables  
Juillet Nommer les comités d’élection de la SSC et des Groupes Présidents désignés de la SSC et des Groupes
     
 
  Identifier les postes vacants et les directeurs susceptibles de se représenter aux élections      Présidents désignés de la SSC et des Groupes, Secrétaire exécutif de la SSC, Secrétaires des Groupes
 
  Préparer l’avis d’élection pour Liaison Président
 
Août       Demander des mises en candidatures aux membres des comités, groupes, comités d’accréditation et autres Président
  Publier l’avis d’élection dans Liaison  
 
Octobre Finaliser la liste des candidats Président
  Soumettre cette liste au rédacteur en chef de Liaison avec un appel de nouvelles candidatures  
 
Octobre – mi-novembre   Rédiger les notes biographiques et les soumettre au bureau de la SSC Président, Groupes
  Mettre à jour le système électronique avec le matériel électoral Président, Personnel de soutien du logiciel d’élection
 
Début novembre Approuver le budget des bulletins, des notes biographiques, des enveloppes de scrutin, d’expédition et de retour, ainsi que le remplissage et l’étiquetage des enveloppes avec le bureau de la SSC Président
     
  Approuver l’adresse des enveloppes de renvoi avec le bureau de la SSC  
 
Novembre Publier la liste et demander des mises en candidature Rédacteur en chef de Liaison
  Soumettre au bureau de la SSC office toute information concernant les « membres en règle au 1er avril » et le format auquel les fichiers doivent être préparés Président
 
Décembre – janvier Préparer les traductions Bureau de la SSC
  Préparer et approuver l’original du bulletin Bureau de la SSC, Président
  Préparer les notes biographiques bilingues à publier en ligne Président
 
Mars Nettoyer les adresses électroniques : obtenir les adresses manquantes et les adresses correctes des courriels renvoyés à l’expéditeur Président
 
Au plus tard le 15 avril Obtenir du bureau de la SSC la liste des membres en règle au 1er avril Bureau de la SSC
     
  Expédier les bulletins papier; envoyer aux membres les instructions concernant les élections électroniques Président, Personnel de soutien du logiciel d’élection
     
  Approbation du/des scrutateur(s) pour le décompte des bulletins Comité exécutif
 
Vers le 15 mai Décompte des bulletins en la présence d’au moins un des membres du comité d’élection et du/des scrutateur(s)      Président
     
  Rapport au comité exécutif  
  Remercier les candidats et leur communiquer leurs résultats personnels  
 
Juin Fournir au bureau de la SSC la liste à jour des individus élus Président

Élections au sein des Groupes


19.3 L’élection des membres du Comité directeur de chacun des groupes se tiendra en même temps que celle de la Société, seuls les membres d’un groupe réputés en règle au premier avril d’une année donnée pouvant participer à l’élection des membres du Comité directeur dudit groupe pour l’année concernée.


L’élection des membres du Comité directeur des Groupes est organisée par le comité d’élection dans le cadre des élections de la Société. Les présidents sortants des Groupes sont membres du comité et participent à toutes ses activités. En outre, ils servent de contact avec les comités d’élection des Groupes. Les Groupes fourniront au comité d’élection de la SSC la liste et les notes biographiques des candidats, conformément aux directives du calendrier des élections.