Le comité d’élection s’acquittera de ses responsabilités conformément aux articles 5,4 et 5,5 des statuts et à la section E de la première partie du Manuel des politiques et procédures de la SSC. Le texte de ces points est fourni en annexe à la fin de ce document. 

Lignes directrices

Conformément aux statuts concernant les élections, le comité d’élection a le mandat :

1. d’organiser les mises en candidature aux postes de directeurs et de membres du Conseil d’administration de la Société. L’avis d’élection doit être distribué au plus tard le 31 août.
2. de préparer la liste des candidats proposés, d’obtenir leur accord et de demander que chacun d’eux fasse parvenir une note biographique au président du comité d’élection. La pratique actuelle veut que cette tâche soit accomplie avant la fin octobre.
3. d’organiser la communication de la liste des candidats aux membres de la SSC ; la publication initiale de la liste doit être accompagnée d’un appel de nouvelles candidatures à tous les postes restés vacants, par pétition signée par au moins cinq membres individuels en règle et soumise au comité. La pratique veut que cette liste apparaisse (avec l’appel à nouvelles candidatures à soumettre au plus tard le 1er février), sans notes biographiques, avant la fin novembre. La liste définitive, accompagnée de notes biographiques, devra être communiquée aux membres du SSC avant le 1er mars.
4. La liste définitive des candidats doit être publiée dans Liaison, publication officielle et registre de la SSC. Toutes les autres communications doivent également être publiées dans Liaison ; toutefois, elles peuvent également être fournies par voie électronique (par courriel sur la liste de diffusion a-ssc) afin de garantir le respect des délais.
5.  
   1. d’organiser les procédures du scrutin en collaboration avec le Bureau de la SSC et le Responsable des services électroniques, et de rédiger une courte biographie pour chaque candidat.
      1. Un bulletin papier doit être préparé et envoyé aux membres qui le demandent.
      2. Si un candidat se présente à la fois au niveau de la Société et au niveau d'un groupe, sa courte biographie devrait apparaître aux deux endroits pour faciliter le vote.
   2. de s’assurer que le Bureau de la SSC expédie, avant le 15 avril, un bulletin de vote à tous les membres individuels en règle de la Société. Ce bulletin de vote sera accompagné d'un lien vers une courte biographie de chacun des candidats et des procédures de vote, le tout rédigé dans les deux langues officielles et affiché en ligne.
   3. de superviser les élections et d'en certifier les résultats au Conseil d’administration de la Société. Le président du Comité d’élection, un membre du Bureau de la SSC et un troisième membre de la SSC (sélectionné par le président après consultation du Comité exécutif) ont accès direct aux résultats des élections électroniques. Une indication sur le bulletin spécifiera la date à laquelle les bulletins seront comptés. Les bulletins reçus après cette date ne seront ni ouverts ni comptés.
6. d'annoncer les résultats des élections au Comité exécutif (seul le Comité exécutif devra être informé du décompte des voix).
7. de remercier par écrit tous les candidats qui se sont présentés aux élections et de leur communiquer leurs résultats de vote personnels. (Cette tâche devra être accomplie bien à l’avance du congrès annuel ; au vu du délai de retour des bulletins d’au moins 30 jours après l’expédition aux membres, cela se produira normalement vers le 15 mai.)

Remarque :

• À la séance du Conseil d’administration du printemps 1996, une nouvelle règle procédurale a été suggérée, règle suivie lors des élections de 1997, à savoir que les bulletins soient comptés à la date annoncée comme date limite de réception des bulletins.
• À la séance du Conseil d’administration de l’automne 2007, la proposition suivante a été adoptée.
  
  MOTION: that the Executive Committee make the necessary arrangements for the 2008 elections to be held electronically, if feasible / / que le Comité exécutif prenne les mesures nécessaires en vue de la tenue d'élections par voie électronique en 2008, si possible.
  
  Par conséquent, les élections de 2008 se sont tenues par voie électronique entre le 15 avril et le 15 mai.

Suggestion de calendrier des élections (reflétant la pratique actuelle) : (pdf)

Élections au sein des Groupes

L’élection des membres du Comité directeur de chacun des groupes se tiendra en même temps que celle de la Société, seuls les membres d’un groupe réputés en règle au premier avril d’une année donnée pouvant participer à l’élection des membres du Comité directeur dudit groupe pour l’année concernée.

L’élection des membres du Comité directeur des Groupes est organisée par le comité d’élection dans le cadre des élections de la Société. Les présidents sortants des Groupes sont membres du comité et participent à toutes ses activités. En outre, ils servent de contact avec les comités d’élection des Groupes. Les Groupes fourniront au comité d’élection de la SSC la liste et les notes biographiques des candidats, conformément aux directives du calendrier des élections.

Annexe (pdf)