Transparence et surveillance des processus financiers de la SSC

SSC Logo

 

Cette année, la SSC s’est efforcée d’améliorer la transparence et la surveillance de ses processus financiers. Notre vérification de 2016 (complétée en juin 2017) avait en effet identifié dans nos procédures financières plusieurs faiblesses que vous trouverez énumérées ci-dessous, avec la liste des actions entreprises par la SSC pour y remédier. Cette liste est adaptée d’un rapport présenté au Conseil d’administration en mai 2018. Certains points techniques ont été regroupés, mais tous les problèmes sont abordés.

  1. Le rapprochement des finances des groupes et de nos états comptables était difficile et prenait du temps.
    • L’exécutif, le bureau et notre comptable réexaminent désormais les états financiers avant de soumettre les registres au vérificateur. 
    • Certaines erreurs d’ajustement qui s’étaient accumulées depuis plusieurs exercices ont été corrigées en juin 2017 par des transferts entre fonds. À l’avenir, les éventuelles corrections nécessaires seront appliquées chaque année.
  2. Erreurs d’enregistrement dans les états financiers et détails manquants pour certaines écritures
    • Nous utilisons désormais une feuille de calcul pour le rapprochement mensuel des revenus et des charges. Celle-ci est accessible au trésorier, au bureau et à notre comptable, ainsi qu’aux signataires autorisés (voir ci-dessous).
    • Un plan comptable révisé a été élaboré et mis en œuvre pour 2018. Dans le cadre de cette révision, tous les codes de comptes ont été passés en revue et certains codes ajoutés, supprimés ou modifiés pour mieux refléter les opérations financières de la Société. Ainsi, de nouveaux codes ont été créés pour assurer le suivi des dons en fonction de leur affectation. Le plan comptable révisé devrait réduire les erreurs dues aux ambiguïtés de code.
    • Le bureau et notre comptable saisissent les factures dès réception, puis les marquent comme payées par la suite.
    • Pour 2017 et 2018, les écritures sont plus détaillées.
  3. Signataire autorisé unique : Le paiement des dépenses était approuvé par le seul trésorier. Les factures ne portaient aucune preuve d’approbation visible.
    • Lors de sa réunion du 28 juin 2017, le Conseil d’administration a adopté une motion faisant du trésorier, du président et du secrétaire ses trois signataires autorisés.
    • Tous les chèques doivent désormais être signés par deux des trois signataires autorisés.
    • Le trésorier peut émettre des paiements par transfert électronique, sur autorisation simple, pour des sommes ne dépassant pas 3 000 $.
    • Cependant, toutes les demandes financières et factures doivent être approuvées par deux des trois signataires autorisés.
    • Le bureau a révisé le déroulement des opérations d’approbation et de paiement et catalogue les dépenses et recettes récurrentes.
    • Le Conseil d’administration a approuvé des politiques sur les paiements et les transferts de fonds, politiques élaborées par le comité des procédures financières.
    • Le Conseil d’administration a approuvé une motion visant à l’adoption par la Société du transfert électronique de fonds pour les paiements. Ce système inclura l’approbation de chaque paiement par deux signataires autorisés et sera notamment adapté aux montants de plus de 3 000 $.
  4. Les paiements au trésorier étaient approuvés et autorisés par le trésorier.
    • Outre l’institution de trois signataires autorisés, le Conseil a approuvé : que si le demandeur est un signataire autorisé, la demande doit être approuvée par les deux autres signataires autorisés.
    • Toute demande soumise par un signataire autorisé depuis juillet 2017 a été approuvée par les deux autres signataires autorisés.
  5. Seul le trésorier avait accès aux informations bancaires.
    • Les trois signataires autorisés ont désormais accès (droit de visualisation) aux informations bancaires.
  6. Le vérificateur a effectué plusieurs écritures de rajustement pour rapprocher le bilan et le compte des résultats.
    • En prévision de la vérification de fin d’exercice 2017, les états financiers ont été soumis au vérificateur après un premier examen interne et par notre comptable.
  7. Concernant les notes de frais du Conseil d’administration, aucune approbation écrite d’un membre du Conseil indépendant ne figurait de manière évidente sur le formulaire de remboursement des frais.
    • Les formulaires de remboursement des frais ont été révisés et doivent désormais être approuvés par deux des trois signataires autorisés.
    • Toute demande soumise par un signataire autorisé depuis juillet 2017 a été approuvée par les deux autres signataires autorisés.
    • Par ailleurs, la SSC a révisé son formulaire de remboursement des frais de déplacement et adopté un ensemble de politiques pour les demandes de remboursement de ces frais.
  8. Concernant certaines opérations de dépenses spécifiques examinées par le vérificateur, la documentation fournie était insuffisante. C’était le cas notamment pour certains honoraires et certaines demandes concernant les prix.
    • Le procès-verbal des réunions du Conseil d’administration contient désormais le nom de tous les récipiendaires de subventions de voyage, de prix de présentation et de prix pour les études de cas en analyse de données.
  9. Le vérificateur a noté l’absence dans le procès-verbal d’un examen systématique par le Conseil d’administration des rapports financiers mensuels ou des états financiers des groupes.
    • Lors de sa réunion d’octobre 2017, le Conseil d’administration a examiné un rapport financier depuis le début de l’exercice. Les trois signataires autorisés et l’adjointe exécutive examinent désormais plus régulièrement les rapports financiers – deux fois au second semestre 2017 et à la clôture de l’exercice. Cela se fait via le rapprochement des écritures de journal et des rapports financiers générés à partir du compte de résultats par notre comptable.
    • La SSC travaille avec notre comptable à augmenter la fréquence des rapports réguliers.
    • Le trésorier de la SSC n’a pas accès aux comptes des groupes. Ces comptes méritent plus ample réflexion.
  10. Il n’existe aucune politique ou procédure concernant le calendrier du paiement des dépenses. Les dépenses sont souvent réglées par avance, avant réception d’une facture. D’autres factures restent longtemps impayées.
    • Tout paiement anticipé (notamment les fonds versés à l’université hôte pour les dépenses encourues avant le congrès annuel) exige désormais une facture et l’approbation de deux des trois signataires autorisés.
    • Le trésorier vise désormais à émettre un paiement dans un délai d’un mois à compter de la réception d’une facture ou demande ou selon l’échéancier précisé sur la facture. Cela a été largement possible en 2017, à quelques exceptions près.

Parmi les autres changements financiers intervenus cette année, sans rapport avec les faiblesses identifiées par le vérificateur, notons :

  • la création d’un fonds de dotation géré par la Fondation communautaire d’Ottawa. Ce fonds détient une portion des dons réservés à des projets futurs. En 2018, 20 000 $ ont été placés dans ce fonds de dotation,
  • l’adoption de politiques gouvernant la gestion des CPG et autres placements,
  • les travaux préparatifs à la création d’un système de transfert électronique de fonds,
  • des discussions avec notre comptable concernant la création d’un système électronique de saisie et de suivi des transactions.

Ces changements importants sont le résultat des efforts de nombreux individus, dont le trésorier Edward Chen, la secrétaire exécutive Llwellyn Armstrong, l’adjointe exécutive Miaclaire Woodland, le président sortant Hugh Chipman, la comptable Rachel Boutet d’Envolta, Inc., le « groupes des processus financiers » ad-hoc (Hugh Chipman, Edward Chen, Llwellyn Armstrong, Shirley Mills, Robert Platt, Miaclaire Woodland et Rachel Boutet) et le comité des procédures financières (John Koval (président), Edward Chen, Shirley Mills, Jean-François Plante et Patrick Brown).

Vendredi, 12 octobre, 2018

Liaison Newsletter: