Conseils pour une présentation lors d’une conférence scientifique

Eric Cai a été juge pour certaines présentations étudiantes au Congrès canadien des étudiants en statistique en 2016. Eric propose ici quelques conseils détaillés afin de donner une bonne présentation lors d’une conférence scientifique. 


INTRODUCTION
Eric CaiLa conférence était autant une opportunité d’apprentissage que de réseautage pour les étudiants en statistiques du Canada. Les présentations permettaient aux étudiants de partager avec leurs pairs leurs projets de cours et de recherche, et une opportunité pour eux d’avoir une rétroaction sur leur travail et connaitre les idées des autres étudiants. 
Malheureusement, j’ai trouvé que la plupart des présentations étaient vraiment mauvaises – pas nécessairement en terme de contenu, mais en raison de la prestation. Bien que la plupart des étudiants aient fait preuve de beaucoup d’enthousiasme et de sérieux à partager leur travail avec les autres, la plupart d’entre eux démontraient de très faibles compétences en communication publique.     
La communication publique est un atout important dans les industries du savoir, alors ces opportunités sont une façon d’acquérir de l’expérience valable pour quiconque doit améliorer ces compétences. On ne peut apprendre que par la répétition, les erreurs, et apprendre de ces erreurs. Ayant donné moi-même plusieurs présentations, appris de ma part d’erreurs, et reçu des compliments pour mes séminaires, j’espère que les conseils suivants aideront quiconque qui présente à des conférences scientifiques à améliorer ses compétences en communication. En fait, la plupart de ces conseils s’appliquent de manière générale aux communications en public. 

AVANT LA PRÉSENTATION
La plupart des problèmes des mauvaises communications proviennent d’une mauvaise préparation. Voici quelques conseils pour la préparation d’une présentation. 

Assurez-vous que votre résumé est correctement écrit (sans erreurs grammaticales ou d’orthographe). J’étais accablé du nombre d’erreurs flagrantes dans les résumés qui étaient dans le programme. Il n’y au aucune excuse pour ces erreurs – ce sont de courts textes et vous avez amplement le temps de les réviser.  

  • Votre futur employeur pourrait faire une recherche de votre nom sur Google et trouver un de vos textes dans un document comme celui-ci, alors chaque erreur que vous laissez dans un registre publique témoigne de votre manque de diligence et de votre incapacité à maîtriser la langue, et ce pour le reste de votre vie professionnelle. Soyez impitoyablement attentif. 

Présentez un ou deux concepts clés par diapo, pas plus. 

  • Votre auditoire vous écoutera tout en lisant le texte, et il sera très difficile de bien porter attention aux deux. Ne les submergez pas de trop d’information écrite.  
  • Votre diapo devrait compléter ce que vous dites, ne pas en être un substitut.
  • Les équations et les formules sont particulièrement difficiles à absorber, alors n’en présentez qu’une par diapo. N’en montrez plus qu’une que si elles sont directement reliées ou comparables entre-elles.
  • Distancez le texte et les images avec beaucoup d’espace afin que chacun soit facile à distinguer des autres. 
  • Placez plus de 2 concepts sur une diapo s’il s’agit d’une liste. Pour de tels cas, assurez-vous de passer du temps à discuter de chaque item sur la liste. Ceci permettra à l’auditoire de tenir compte de chaque item lorsque vous ajoutez des détails. 

Écrivez l’information en sous forme de points saillants. 

  • N’écrivez pas de paragraphes sur une diapo. Il est trop difficile de retenir son contenu. 

Utilisez des phrases concises lorsque possible.
Utilisez un éditeur en ligne LaTeX pour écrire vos expressions mathématiques, formules et équations. 

Utilisez des graphiques et diagrammes lorsque c’est possible. 

  • Les statistiques, les maths et la science sont des sujets très visuels et les images facilitent grandement la compréhension de vos concepts par l’auditoire.  
  • PowerPoint offre plusieurs outils pour tracer des diagrammes. Utilisez-les bien. 
  • Identifiez et annotez vos graphiques correctement. 
  • Assurez-vous que vous nommez vos axes et n’oubliez pas les unités. 
  • Ajoutez des légendes lorsque nécessaire.  
  • Utilisez des marqueurs larges et des lignes foncées afin de rendre vos graphiques visibles pour tout le monde, particulièrement ceux au fond de la salle. 
  • Wikimédia et Flickr ont plusieurs images stock que vous pouvez utiliser gratuitement, mais assurez-vous de vérifier la politique de licence de chaque photo. Une attribution est souvent nécessaire et une bonne chose à inclure. 

Les tables et tableaux sont aussi très utiles pour organiser de l’information. Utilisez-les lorsque possible. 
Généralement, utilisez du texte noir sur un fond blanc, afin de rendre votre texte clair pour tout le monde, particulièrement ceux assis au fond de la salle. 

  • Utilisez de la couleur, les caractères gras, italiques, soulignés et de diverses tailles de police afin de mettre en valeur des distinctions entre des textes adjacents ou de points importants.  

Vous pouvez inclure une diapo afin de souligner votre profil en ligne, tel que votre site web, blogue, profil LinkedIn, Twitter ou votre chaîne YouTube.
Pratiquez votre présentation.  

  • Marquez les moments clés de votre discours, et assurez-vous que vous avez assez de temps pour atteindre chacun de ces moments.  

Vérifiez que vous finissez votre présentation dans le temps alloué. Beaucoup trop d’étudiants au Congrès 2016 n’avaient pas fini de couvrir tout le contenu prévu, ce qui démontre une mauvaise capacité à organiser son temps. 

  • Si votre pratique démontre que vous n’avez pas assez de temps, coupez du contenu de votre présentation.  
  • Plutôt que de présenter tous les détails d’une étape particulière, donnez-en simplement la conclusion. 

Pratiquez votre présentation devant un auditoire respectueux mais critique. 

  • Si vous êtes un étudiant universitaire, demandez à votre département d’organiser une séance de pratique pour tous les étudiants qui présenteront à une même conférence. 
  • Offrez d’aider à organiser cette séance de pratique. 
  • Invitez des professeurs, du personnel de recherche, des étudiants gradués et sous-gradués à assister à cette séance. (Je remercie Hugh Chipman de l’Université  Acadia pour ce conseil judicieux.)

Essayez de cadrer vos diapos et votre discours pour en faire une histoire. 

  • Les humains absorbent les histoires beaucoup mieux qu’une collection de faits disparates. 
  • C’est relativement facile à faire lorsque vous présentez votre recherche. Une histoire a un début, un milieu et une fin.  
  • Le début est votre question initiale ou votre objectif.  Qu’est-ce qui l’a motivée? Pourquoi est-ce important? 
  • Le milieu c’est votre travail. Comment avez-vous abordé la question de recherche ou l’objectif (par exemple, quelle était votre méthodologie?) Quels obstacles avez-vous rencontré? Comment les avez-vous surmontés? Avez-vous fait face à des surprises?  
  • La fin est votre conclusion. Quelle est la réponse à voter question? Qu’avez-vous appris? Quelle est la morale de votre histoire (votre travail a-t-il un impact sur votre champ de recherche?)  

Plusieurs personnes mettent une diapo au début afin de donner un aperçu de leur présentation. Je ne le fais pas pour deux raisons. 

  • La plupart des présentations en maths et en science suivent le même format, alors ça n’ajoute pas beaucoup de valeur et vous perdez du temps précieux.
  • Si vous avez une bonne histoire pour votre discours, votre auditoire sera captivé dès le début et fournir un aperçu vendrait la mèche. 
  • Je reconnais que c’est une opinion inhabituelle, et elle cadre avec mon style unique pour la présentation de séminaires techniques. Donc, si c’est important pour vous, utilisez une diapo avec un aperçu de votre présentation.  

J’ai donné une présentation très technique au Groupe d’usagers SAS de Vancouver en 2016, et j’ai reçu beaucoup de commentaires positifs de la part de l’auditoire après la présentation. J’ai discuté de l’utilisation d’ANOVA afin d’évaluer un schéma d’échantillonnage pour la quantification du sodium dans les croustilles en chimie analytique.  Notez l’utilisation de couleurs, flèches et d’une image pour illustrer les concepts de cette diapo. Rappelez-vous – les diapos doivent compléter votre discours et non pas s’y substituer. 

 

ANOVA - Eric Cai

PENDANT LA PRÉSENTATION
Si possible, apportez un dispositif d’enregistrement vidéo (comme votre téléphone intelligent ou votre tablette), et demandez gentiment à quelqu’un dans l’auditoire de bien vouloir enregistrer votre présentation. 

  • Si vous utilisez un livre afin d’appuyer votre appareil, votre bon Samaritain n’aura pas besoin de tenir votre appareil durant toute votre présentation.  
  • Cet enregistrement vous sera très utile par la suite, afin de visionner et d’évaluer votre performance.

Exprimez-vous de mémoire, et NE PAS lire un texte. 

  • Parler à votre texte en ne regardant pas votre auditoire est très impersonnel et anéanti tout lien avec les gens, ce qui rend la communication publique si puissante.
  • Pratiquez votre discours d’avance et utilisez les diapos pour guider ce que vous voulez dire.

Regardez les gens dans l’auditoire. 
Votre intonation et vos expressions faciales sont vos outils afin de connecter avec votre public.  

  • Variez le ton de votre voix. Parlez fort aux points importants.
  • Variez le rythme de votre voix. Parlez lentement aux points importants.

Portez attention à toutes les sections dans l’auditoire. 

  • Si possible, déplacez-vous latéralement dans l’espace devant la pièce afin d’accentuer l’attention que vous portez à chaque portion de l’auditoire.  

Utilisez vos mains et vos bras pour gesticuler et mettre l’emphase sur les points clés. Ils sont des outils forts sous-évalués pour la communication publique, et s’en servir correctement peut donner beaucoup d’énergie à votre présentation. Regardez mes vidéos sur ma chaîne YouTube pour voir des exemples. 
Considérez faire une démonstration de quelque chose dans un autre logiciel ou langage de programmation,  comme RStudio, SAS, JMP, Python, ou MATLAB.
Posez des questions occasionnellement pendant la présentation afin d’engage votre public par l’entremise de leur participation. 

  • Posez des questions sur des points qui méritent de l’emphase et qui demandent de la réflexion.  
  • Cette stratégie fonctionne bien lorsqu’après votre question, un bref silence inconfortable s’empare de l’auditoire et les force à réfléchir et parler afin de briser le malaise.  Lorsque bien exécuté, celle-ci est l’une de mes techniques préférées lorsque je parle en public. 
  • Parfois, une question occasionnelle qui force l’auditoire à se rappeler un simple fait au début de la présentation peut aussi être utile. Ceci impose une attention dès le début.  

 
APRÈS LA PRÉSENTATION – Questions et Réponses
La plupart des conférences permettent au public de poser des questions après votre présentation. Votre objectif est de répondre à ces questions le plus substantiellement et le plus succinctement que possible, afin de maximiser le nombre de questions. Ceci n’est pas facile.  Voici quelques conseils.

Si la question ne peut pas être clairement entendue dans toute la salle, utilisez votre micro afin de répéter la question à l’auditoire. (Il peut être utile de demander au modérateur de vous faire penser de le faire.) 
C’est correct de prendre une pause, organiser vos pensées, et préparer votre réponse avant de la dire à voix haute. 

  • En tant que conférencier, vous êtes en contrôle du ton et du rythme de la conversation. Ne soyez pas effrayé par un silence inconfortable. 

Si un membre de l’auditoire pose plusieurs questions, soulignez-le, et répondez une question à la fois. 
Répondez à chaque question avec le nombre minimal de mots. Dès que vous avez fini votre réponse, arrêtez. Passez à la prochaine question. 

  • Parfois une question peut être posée de manière très élaborée. Ceci ne mérite pas nécessairement une explication tout aussi longue.
  • Une réponse efficacement ficelée peut être la meilleure réponse à une question verbeuse, mais ce déséquilibre peut être étrange. Ne laissez pas cet inconfort vous pousser à parler plus longtemps qu’il n’est nécessaire. 

Portez bien attention à ce qui se dit. Si la question est articulée clairement, les mots suivants vous aideront à bien cibler votre réponse. 

  • “Quoi” demande quelque chose.
  • “quand” cherche un moment.
  • “Où” cherche un endroit.
  • “Pourquoi” demande une raison.
  • “Comment” demande une méthode, une technique, ou une approche.
  • “Faites”, “Est-ce que”, “Sont” posent des questions Oui/Non, alors répondez par ‘oui’ ou par ‘Non’. Si la réponse n’est pas explicite, offrez une explication.   
  • Ces guides ne sont pas stricts, mais sont utiles et marchent généralement bien.

Si l’auditoire est en désaccord avec vous sur le fond ou souligne une erreur, alors répondez substantiellement en adressant la question avec honnêteté et intégrité. 

  • N’interprétez-pas ceci comme une attaque personnelle.
  • Ne répondez pas avec un ton vindicatif.
  • Si vous avez fait une erreur, admettez-le immédiatement.  
  • Si le désaccord a de la valeur, admettez-le et donnez le crédit au membre de l’auditoire pour son point de vue différent. 
  • Si vous êtes en sincère désaccord avec un point de vue, dites-le, mais de manière substantielle et sans ressentiment.  

Prenez des notes de la séance de questions et réponses dans votre cahier de notes. 
Après la conclusion de la séance formelle de questions et de réponses, certains membres de l’auditoire pourraient venir vous parler un-à-un pendant une pause. Si votre présentation a bien été, plusieurs personnes pourraient attendre en ligne pour vous parler. 


Avant de leur parler individuellement, considérez prendre de l’eau ou un peu de nourriture pour vous rassasier.  
Lorsque vous parler à chaque nouvelle personne, serrez leur main, regardez les droit dans les yeux gentiment, et demandez leur nom.
Comme auparavant, répondez chaque question avec le nombre minimal de mots. 

  • Dès que vous avez fini une réponse, arrêtez. Remerciez-les d’être venu, et passez à la personne suivante.
  • Ne laissez pas une seule personne monopoliser votre temps. Laissez la chance aux autres de vous parler. 
  • Lorsque vous avez parlé à tout le monde, vous pouvez revenir à la première personne. 

Eric Cai travaille en tant que Consultant en science des données chez Environics Analytics. Il écrit aussi son propre blogue, The Chemical Statistician, où il partage sa passion pour les statistiques, la chimie, et les maths, ainsi que des conseils de carrière, tant pour les étudiants que les professionnels. On peut aussi retrouver The Chemical Statistician sur YouTube et Twitter (@chemstateric). Vous pouvez en connaître davantage sur le travail d’Eric chez Environics Analytics sur son autre page Twitter (@EricCaiEA).

 

Référence: le Blog d'Eric Cai

Photo par Peter MacDonald

Samedi, 3 juin, 2017

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