Conseils pour réaliser votre plein potentiel d’apprentissage lors de conférences professionnelles

L’été dernier, Eric Cai a participé au Congrès annuel 2016 de la Société Statistique du Canada (SSC).  Il faisait partie du panel de conseils-carrière au Congrès canadien des étudiants en statistique 2016 et y a rencontré des collègues et des professeurs afin d’échanger des idées concernant la statistique, l’enseignement en statistique et de l’utilisation des médias sociaux pour promouvoir les statistiques auprès du grand public. Voici ses conseils pour pleinement tirer profit d’une telle conférence.    

Eric CaiAprès avoir observé et discuté avec plusieurs étudiants à cette conférence, il m’est devenu évident que la plupart d’entre eux ne réalisaient pas leur plein potentiel pour apprendre de cet événement. Une conférence comme celle-ci est une excellente occasion pour réseauter, développer une carrière et trouver un emploi dans le futur, mais il me semble que la plupart des étudiants en statistique ne comprennent pas la valeur d’un tel évènement, ni comment bien en bénéficier. Les conseils qui suivent ont pour but de guider quiconque assistera à une conférence. 

OBJECTIFS

La majorité des étudiants en statistique veulent réussir dans leurs études pour ensuite trouver un emploi, que ce soit dans un milieu académique ou non. Pour y arriver, un étudiant devrait avoir les objectifs suivants lors d’une conférence:

  1. Apprendre les nouvelles avancées dans ses champs d’intérêt 
  2. Rencontrer des gens qui partagent ses intérêts professionnels 
  3. Acquérir des compétences grâce aux professionnels établis dans leur milieu dans le but de développer sa carrière 
  4. Développer de bonnes relations dans son réseau professionnel  

Malheureusement, d’après mes observations, plusieurs étudiants en statistique, maths et science ne semblent pas saisir l’importance des objectifs 3 et 4. Ces étudiants ont plutôt tendance à se présenter de façon passive et participent timidement aux évènements. Quand ils tentent de suivre les objectifs 3 et 4, ils sont souvent mal préparés et ne tirent pas profit des occasions d’apprentissage à leur disposition.   
 
La première étape pour réaliser votre plein potentiel d’apprentissage lors d’une conférence professionnelle est de reconnaitre que cela comprend beaucoup de préparation et de travail. Vous devez prendre les quatre objectifs au sérieux et pratiquer fréquemment. Participer efficacement à une conférence professionnelle est une habileté qui requiert beaucoup de réflexion et d’efforts. Simplement se présenter, parler à son tour, et écouter n’est pas suffisant. 
J’espère que le reste de cet article vous aidera à développer cette habileté d’une manière intelligente, mais sachez qu’il n’y a aucun substitut pour le travail ardu. 

AVANT LA CONFÉRENCE

Avant de participer à votre conférence, vous pouvez faire plusieurs choses pour bien vous préparer à cette expérience. Cette préparation est de mise, étant donné que vous aurez un temps restreint pour rencontrer beaucoup de gens et participer à plusieurs évènements. Voici donc quelques conseils pour vous aider à utiliser votre temps efficacement. Les conseils pour les présentations formelles et les occasions de réseautage informel seront présentés séparément car ils sont bien différents. Je partagerai également quelques conseils pour bien gérer la planification d’une conférence. 

Présentations formelles
Assistez à des présentations près de vos intérêts et objectifs professionnels. En raison de contraintes de temps et d’espace, plusieurs présentations seront offertes en même temps et à différents endroits. Consultez les résumés sur le site web de la conférence d’avance pour bien planifier celles qui vous intéresse.  
Préparez d’avance des questions pour le conférencier. Habituellement, vous aurez une idée générale de la présentation en lisant le résumé d’avance. Formulez vos questions avec soin, parce que le temps sera limité et d’autres personnes voudront poser des questions. 
Écrivez des questions de suivi ou des idées que vous pourriez incorporer dans vos recherches ou comme nouvelle avenue. 


Pauses de réseautage et évènements
Lisez les sites web, comptes Twitter et LinkedIn des conférenciers afin de connaître leurs expérience, leurs expertise et leurs intérêts. 
Identifiez les gens avec qui vous voulez parler. 

  • Ce sont probablement ceux qui se rapprochent le plus de vos objectifs professionnels, mais ce sont parfois aussi des gens d’autres milieux qui ont des idées intéressantes à partager.  
  • Ce sont souvent les conférenciers, mais aussi les participants – certaines conférences affichent d’avance la liste des participants sur leur site web. 

Préparez des questions afin de leur parler de leur parcours professionnel que vous ne pouvez pas déterminer par ce qui est disponible en ligne.  

  • Par exemple, ne leur demandez pas leur poste ou l’endroit où ils ont étudié – ces informations sont sur la plupart des profils LinkedIn.  

Préparez des questions qui leur permettront d’élaborer sur un aspect de leur parcours professionnel qui est le plus près de vos intérêts. 

  • Concentrez-vous sur leurs points forts – sur quel aspect excellent-ils, comment y sont-ils devenus si compétents? 

Identifiez des objectifs, questions, ou préoccupations qu’ils pourraient avoir, et si possible, identifiez d’avance des solutions ou des réponses. 

  • Ne sous-estimez pas vos propres connaissances et atouts – vous pourriez savoir quelque chose qu’ils aimeraient apprendre. 

Si vous avez une question technique, apportez de la documentation  – un article, une copie d’un passage d’un livre, ou des graphiques qui illustrent vos idées. 
Identifiez toute personne que vous connaissez en commun dans votre réseau professionnel –préparez-vous à échanger des informations ou des anecdotes sur ce que vous avez appris de ces personnes.  
Si vous désirez avoir une longue conversation avec quelqu’un, contactez-les d’avance pour planifier une rencontre. 

  • Faites-le le plus tôt possible – vous seriez surpris de voir la rapidité avec laquelle l’horaire d’un participant se remplit, surtout si cette personne a un parcours accompli ou si elle à des responsabilités en lien avec la conférence.
  • Dans votre courriel, énoncez clairement le but de votre demande de rencontre et soulignez la valeur de cette rencontre pour vous et pour eux. Si vous pensez que vous avez des connaissances qui seraient bénéfiques pour leurs intérêts professionnels, mettez de l’emphase sur celles-ci.  

Préparez un résumé de 30 secondes afin de discuter de qui vous êtes, de votre affiliation ou organisation, de vos intérêts professionnels et ce sur quoi vous travaillez présentement. Répétez votre discours jusqu’à ce que vous puissiez le livrer calmement, confortablement et de manière articulée.   


Quelques généralités pour se préparer avant d’assister à une conférence : 
Localisez d’avance les salles où se trouveront les évènements choisis. Si la conférence à lieu dans une université, il y a de bonnes chances que vous vous perdiez lors de votre première visite. Évitez ce problème dès la première journée des évènements. Soyez ponctuel.  
Si vous participez à une conférence à l’extérieur et vous devez vous loger près de la conférence pour quelques jours, obtenez des cartes du site de la conférence et des commodités locales. 

  • Identifiez les restaurants et épiceries à proximité de la conférence qui répondront à vos besoins alimentaires. 
  • Si vous demeurez à l’hôtel, le réceptionniste pourra vous donner des informations utiles sur les environs.  

Apportez votre cahier pour prendre des notes, et gardez-le sur vous en tout temps. 
Apportez de l’eau ou assurez-vous que vous savez où trouver de l’eau potable. 

  • Vous parlerez probablement beaucoup; vous aurez besoin de vous hydrater. 

Identifiez les endroits où se trouvent les toilettes.  

  • Ne perdez pas votre temps à parcourir de grandes distances pour trouver les toilettes lors d’évènements importants.  

PENDANT LA CONFÉRENCE
Concentrez votre énergie pour faire des rencontres pendant les périodes d’enregistrement, les pauses de réseautage, dîners, soupers et réceptions. 

  • Présentez-vous aux inconnus avec un sourire, serrez leur main fermement et dites votre nom et votre affiliation.  
  • Posez des questions sur leur travail, leur intérêts professionnels et leur affiliation ou organisation. 
  • Utilisez votre résumé de 30 secondes afin de vous présenter.  
  • Ne soyez pas timide ou réservé. Beaucoup de participants perdent leur temps pendant une conférence parce qu’ils restent seuls en terrain inconnu. Peu importe si vous êtes timide ou introverti – vous devez vous forcer à le faire. 

Tout comme pour la préparation avant la conférence, identifiez les gens à qui vous voulez parler.  Référez-vous à vos notes et cherchez-les. 

  • Lorsque vous les rencontrez, dites-leur que comment vous avez entendu parler d’eux et ce que vous aimez de leur travail. Ça permettra de démontrer que vous êtes consciencieux et les motivera à discuter avec vous.
  • Servez-vous des questions que vous avez préparées d’avance. Posez les plus importantes en premier, parce que vous n’aurez peut-être pas la chance de poser toutes vos questions.  

Écrivez des notes sur les idées importantes que vous avez apprises des présentations formelles. Rappelez-vous que certaines présentations ne vont pas dans les détails, alors prenez quelques notes pour vous rappeler d’y retourner plus tard et de faire quelques recherches additionnelles.
Écrivez des notes sur chaque personne avec qui vous avez parlé. 

  • Même si votre conversation ne semblait pas intéressante, cette personne peut devenir utile après réflexion.  
  • Le but est d’éviter d’avoir une excellente conversation avec quelqu’un pour ensuite perdre de vue qui ils sont ou comment les contacter. 

N’approchez pas quelqu’un pour discuter si vous n’avez pas un but ou un objectif. Le temps de chacun est précieux et vous devez le respecter. 
Soyez sincère sur la raison pour laquelle vous approchez quelqu’un. N’inventez-pas une question simplement pour avoir une excuse pour parler à quelqu’un. 
Ne posez pas une question simplement pour démontrer votre intelligence, ça fait perdre le temps de tout le monde. De plus, vous faites paraître votre désir de faire bonne impression, pendant que les autres cherchent à échanger des idées et réflexions afin d’apprendre des autres.   
Si d’autres personnes attendent pour parler à quelqu’un, ne monopolisez leur temps en posant trop de questions. 
Remerciez chaque personne qui a partagé des idées ou des suggestions avec vous. Soyez reconnaissants de leur temps. 
Prenez le temps et mettez l’effort à créer des interactions positives avec quelqu’un avant de leur demander leur carte d’affaire ou leurs coordonnées. 

  • Démontrez que vous respectez leur temps, présentez vos intérêts mutuels et votre potentiel à leur apprendre quelque chose d’intéressant. Ensuite, demandez leur carte d’affaire. 

Il est tout à fait raisonnable de vouloir bâtir une relation professionnelle avec quelqu’un qui partage vos intérêts professionnels et qui a quelque chose à vous enseigner, mais faites-le après la conférence en les contactant en ligne. 

  • Vous venez de les rencontrer pour la première fois et avez eu une conversation engageante, alors ne faites pas immédiatement le bond vers la relation professionnelle. 
  • Connectez-vous avec eux par LinkedIn ou, s’ils sont d’accord, en partageant leur carte d’affaire par courriel. 

À moins que vous ayez beaucoup de choses à discuter avec une nouvelle connaissance, reconnaissez que vous avez d’autres rencontres à faire et d’autres évènements où aller, alors ne tentez pas d’étirer la conversation. 
Ne demandez pas à un étranger de prendre un engagement formel à vous aider. 

  • Soyez reconnaissant de leur temps, et donnez-leur la possibilité de faire une transition vers leur prochaine conversation ou évènement. 
  • Si vous avez établi un bon rapport avec eux, vous pourrez développer cette relation professionnelle avec eux après la conférence - par courriel.  
  • Vous ne devriez considérer leur demander de aide qu’après avoir investi tout ce temps. 
  • Essayez d’identifier quelque chose que vous pourriez contribuer à leur travail avant de leur demander une faveur. 

Si vous ne pouvez vraiment pas formuler une question, vous pouvez tout simplement leur dire que vous avez apprécié leur présentation (ou quelconque travail qui vous a impressionné). 

  • Demandez-leur ce qui les a motivé à poursuivre cette avenue.
  • Écoutez leur histoire, et considérez ce que vous pouvez apprendre de leur parcours professionnel plutôt que de continuer à parler des aspects techniques de leur travail. Vous pourrez certainement poser de bonnes questions ensuite.  

Si vous êtes à une réception, dîner ou souper, positionnez-vous loin de vos connaissances pour rencontrer de nouvelles personnes. 

  • Après avoir passé du temps à une table, remerciez les gens avec qui vous avez parlé et déplacez-vous gracieusement vers d’autres tables afin de rencontrer de nouvelles personnes. À moins que les places assignées soient strictes, ne laissez pas la politesse vous river à un même endroit pendant tout l’évènement.  

Sessions d’affiches
Prenez l’initiative d’approcher un présentateur d’affiche et donner leur une chance de parler. 

  • Serrez-leur la main, dites votre nom et demandez-leur de vous parler de leur travail. 

Si vous êtes intéressé par leur travail, prenez le temps d’engager la conversation – ils apprécieront votre effort et votre intérêt pour leur travail, plutôt que de simplement hocher de la tête sans chercher à comprendre. 

  • Reformulez ce que le présentateur vous dit afin de confirmer votre compréhension. 
  • Prenez des notes pour vous y référer ou vous inspirer.
  • Offrez vos suggestions sur de nouvelles avenues pour les recherches du présentateur.

Si vous êtes sincèrement en désaccord avec eux et pouvez justifier votre pensée ou votre opinion, dites-le – ils apprécieront votre honnêteté et pourraient apprendre de cette expérience. 

  • Peu importe le degré d’intensité de votre désaccord, gardez le focus sur les idées et non sur la personne. N’en faites pas une attaque personnelle.  

Remerciez les présentateurs d’affiche pour leur temps. Si vous avez vraiment apprécié discuter ensemble, et vous pensez que vous pourriez apprendre davantage à échanger avec eux, vous pouvez partager vos coordonnées.  
 
APRÈS LA CONFÉRENCE
Dressez une liste de toutes les personnes avec qui vous voudriez garder contact. 
Cherchez-les sur LinkedIn – c’est la meilleure façon de garder contact avec les gens malgré leur passage d’une organisation à l’autre. 

  • Écrivez un message personnel dans votre invitation LinkedIn afin de leur rappeler comment ils vous ont rencontré. N’utilisez pas de présentations générales - prenez le temps d’écrire un message personnalisé.  
  • Si vous ne les trouvez pas sur LinkedIn, envoyez-leur un courriel.

Remerciez chaque personne qui a pris le temps de vous parler personnellement et qui vous a appris quelque chose d’utile.
Partagez toute idée ou suggestion pertinente concernant vos intérêts professionnels mutuels. 
À moins d’avoir une bonne raison de vous engager dans une longue discussion, soyez bref. Optez pour un ton reconnaissant et positif afin de développer cette nouvelle connexion. 
Si vous utilisez Twitter, considérez les suivre et de les ajouter à vos listes Twitter. 
Publiez des mises à jour sur les réseaux sociaux sur ce que vous avez appris et apprécié lors de la conférence. 

  • Mentionnez les gens avec leur propre pseudonyme Twitter. Utilisez des mots-clics pertinents.  
  • Vous pouvez aussi mentionner des gens et organisations sur LinkedIn.  
  • Publiez des photos avec de bonnes descriptions sur Instagram.

Si vous n’avez pas plus de discussions ou n’établissez pas de collaborations, faites un suivi un ou deux ans plus tard afin de les questionner sur leur travail et les mettre à jour sur vos progrès.   

Eric Cai travaille en tant que Consultant en science des données chez Environics Analytics. Il écrit aussi son propre blogue, The Chemical Statistician, où il partage sa passion pour les statistiques, la chimie, et les maths, ainsi que des conseils de carrière, tant pour les étudiants que les professionnels. On peut aussi retrouver The Chemical Statistician sur YouTube et Twitter (@chemstateric). Vous pouvez en connaître davantage sur le travail d’Eric chez Environics Analytics sur son autre page Twitter (@EricCaiEA).

Référence: le Blog d'Eric Cai

Photo par Peter MacDonald

Dimanche, 4 juin, 2017

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