Le comité des programmes scientifiques a pour mandat:

• d'élaborer la politique générale régissant l'ensemble des congrès scientifiques organisés par la Société;
• d'encourager la nouveauté dans les congrès annuels et d'évaluer les résultats ; et
• d’encourager les congrès scientifiques régionaux.

Le coordonnateur des congrès, outre présider le comité, sera chargé de :

• coordonner les activités du président du comité scientifique, du responsable des arrangements locaux et du personnel du bureau responsable des inscriptions, afin de garantir le succès du congrès; et
• lancer un appel d’offres auprès des sites potentiellement candidats à l’organisation de futurs congrès.

Articles des statuts se rapportant au coordonnateur et au comité des congrès (nom précédent)

10.7 Le coordonnateur des congrès :
a) présidera le comité des congrès;
b) suggérera au Conseil d’administration toute politique pertinente concernant les congrès scientifiques organisés ou parrainés par elle ; et
c) en général, s’acquittera de toutes les tâches afférentes au poste de coordonnateur des congrès qui lui seront confiées par le Comité exécutif ou le Conseil d’administration.

15.1 La Société tiendra une assemblée générale de ses membres au moins une fois l’an au Canada, en temps et lieu fixés par le Conseil d’administration sur l’avis du coordonnateur des congrès. Une assemblée générale devra également être tenue chaque fois que douze membres dudit Conseil ou que vingt membres individuels en règle avec la Société en formuleront la demande par écrit au secrétaire exécutif et ce, au plus tard soixante jours avant la date prévue de ladite assemblée.

16.3 Le comité des congrès sera présidé par le coordonnateur des congrès et aura pour mandat d’élaborer la politique générale régissant les congrès scientifiques organisés ou parrainés par la Société.

Remarque :

Le poste de coordonnateur des congrès a été créé par modification des statuts lors de l’assemblée générale annuelle de la Société le 27 mai 2008 et approuvé par Industrie Canada le 5 août 2008. Avant cette date, le comité des congrès était présidé par un officier désigné, le secrétaire des congrès.

Remarques:

• Lors de sa séance du 4 mai 1986, le Conseil d'administration a adopté les recommandations du comité des congrès concernant le choix du site des congrès ultérieurs, soit : 
   
  • le choix du site des congrès devrait être basé sur la compétence et le dynamisme des responsables potentiels des arrangements locaux;
  • le choix devrait également être basé sur les aménagements des sites potentiels;
  • l'organisation d'un congrès présente des avantages pour la communauté scientifique qui en est responsable, et aucun groupe ne devrait voir rejeter sa demande pour des raisons uniquement géographiques;
  • le choix du site, si possible, devrait être fait au moins deux ans à l'avance; et
  • tous les milieux propres à la Société, que ce soit universitaire, gouvernemental ou industriel, devraient être encouragés à devenir l'hôte d'un congrès.
• Lors de la même réunion, le Conseil a décidé d'instaurer le poste de secrétaire des congrès afin d'assurer une certaine continuité et de faciliter la planification à long terme. Une planification sur une période de cinq ans a été suggérée. Le secrétaire des congrès a la responsabilité de tenir à jour un recueil des règles à suivre pour la bonne marche des congrès de la Société et de fournir tous les renseignements nécessaires au président du comité scientifique dès sa nomination.
• Lors de sa réunion de juin 1991, le Conseil d'administration a recommandé que le comité des congrès invite les futurs organisateurs d'un congrès à participer aux réunions du comité à titre d'observateurs ou de membres de ce comité, et ce, dès leur nomination. Il a également recommandé que l'organisation des congrès soit planifiée trois ans à l'avance et que le président du comité scientifique soit désigné par le président de la Société devant être en fonction à l'époque du congrès.
  
  Les propositions suivantes ont également été adoptées :
  • le président du comité scientifique ainsi que le responsable des arrangements locaux deviennent membres du comité des congrès dès leur nomination ; et
  • le comité des arrangements locaux doit prévoir une garderie sur le site des congrès. 
• Lors de sa réunion de l'automne 1991, le Conseil d'administration a adopté la proposition voulant que le président du comité du bilinguisme siège sur le comité des congrès.  
• Lors de sa réunion du printemps 1994, le Conseil d'administration a adopté la proposition voulant que le secrétaire des congrès révise, en collaboration avec le comité du bilinguisme, les règles à suivre lors des congrès afin d'assurer l'application de la politique sur le bilinguisme. Entre autres, les services d'une personne bilingue compétente devraient être retenus pour corriger les épreuves des documents relatifs au congrès.
• Lors de sa réunion de l'automne 1994, le Conseil d'administration a adopté la proposition voulant que le comité exécutif constitue un groupe de travail chargé de veiller à la mise en application de la politique sur le bilinguisme lors du déroulement des congrès annuels.
• Lors de sa réunion de juin 2000, le Conseil d'administration a adopté la proposition confirmant la pratique selon laquelle les conférenciers invités doivent s’inscrire et régler les frais d’inscription, mais que les conférenciers invités qui ne sont pas membres de la SSC bénéficient du tarif des membres de la Société. Une autre motion spécifiait que les présidents du comité scientifique continueront à pouvoir organiser des séances parallèles aux allocutions Pierre-Robillard et RCS, tout en tenant compte de l’importance de ces allocutions.   
• Lors de sa réunion d’octobre 2005, le Conseil d'administration a adopté les propositions suivantes.

  
  Politique de remboursement des frais d’inscription au congrès annuel de la SSC (révisé à la réunion de septembre 2017 du Comité exécutif) 
  
  1. Toute demande de remboursement des frais d'inscriptions doit être soumise par écrit à info@ssc.ca et tresorier@ssc.ca;
  2. Les annulations reçues avant 23h59 HAE, le dimanche, 3 semaines avant le congrès, feront l'objet de frais d'annulation de 50 $. Veuillez prendre note que iATS pourrait appliquer des frais supplémentaires au remboursement;
  3. Aucun remboursement ne sera accordé pour les demandes d'annulations reçues après la date signalée au point précédent;

  
  Notez que les remboursements seront faits uniquement pour le frais d'inscription. Il n'y aura aucun remboursement pour le frais d'adhésion. 

  
  Politique d’inscription pour les conférenciers
  
  Tous les conférenciers doivent s’acquitter des frais d’inscription. Les conférenciers invités paieront le tarif membre, qu’ils soient membres de la Société ou non. Les conférenciers doivent s’inscrire avant la date limite de préinscription. Sinon, après cette date, leur présentation sera annulée. En pratique, au lendemain de la date limite de préinscription, la liste des présentateurs qui ne sont pas encore inscrits est envoyée au président du comité scientifique qui les contacte alors (avec copie éventuelle à l’organisateur de la séance sur invitation) pour les prévenir que s’ils ne s’inscrivent pas dans la semaine, leur présentation sera annulée. Les présentateurs qui ne se sont pas inscrits à cette seconde date limite voient leur présentation annulée.

  
  Remarque :
  
  La pratique mentionnée ci-dessus, selon laquelle la date limite de préinscription peut être reportée d’une semaine pour les conférenciers invités, demeure à la discrétion des organisateurs. Dans certaines circonstances, il peut être nécessaire de faire respecter strictement la date limite originale. 

• À la séance du Conseil d’administration de l'automne 2007, le comité du bilinguisme a recommandé que lors du congrès annuel :
  • les personnes qui présentent dans une langue soient encouragées à afficher leurs diapositives dans l’autre langue;
  • le programme contienne une indication concernant la langue de présentation et la langue des diapositives.